Mysłowice - portal miejski m-ce.pl

Wiadomości z Mysłowic

Statyczny i dynamiczny obieg dokumentów w firmie

  • Dodano: 2018-02-14 14:30

Wrażliwe dane finansowe i bankowe, dane osobowe, poufne umowy i aneksy, rachunki, faktury, pracownicze notatki – ilość dokumentów wymagających szczególnej ochrony przed nieuprawnionym dostępem jest właściwie nieograniczona. Dlatego tak ważne jest zachowanie wysokiego bezpieczeństwa oraz ochrony dotyczącej obiegu tych informacji i udostępnianiu ich osobom trzecim, którymi najczęściej są sami pracownicy lub urzędnicy. Kontrolę nad obiegiem dokumentów zapewniają specjalne elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Można je podzielić na statyczne, czyli archiwa oraz dynamiczne, czyli wszelkie procesy związane z przekazywaniem oraz otrzymywaniem danych.

Obieg statyczny

Jako obieg zamknięty archiwum elektroniczne pozwala na dostęp do dokumentów zarchiwizowanych wcześniej, odpowiednio opisanych i sklasyfikowanych. Archiwizacji poddawane są w zasadzie wszelkie możliwe dokumenty firmowe, najczęściej jednak faktury i umowy, które służą w przyszłości do celów rozliczeniowych z klientami i kontrahentami. Archiwa działają w prosty i przejrzysty sposób:
- dokument jest skanowany lub fotografowany a następnie wgrywany jako plik do programu
- zostaje odpowiednio opisany przez pracownika oraz sklasyfikowany
- podlega kontroli przez osobę uprawnioną i zostaje włączony w bazę archiwum
Cały proces zajmuje od kilku sekund do kilku minut w zależności od typu dokumentu, a dzięki cyfrowej wersji danych dostęp do nich mają pracownicy nie tylko z placówki, w której znajduje się oryginalny dokument w papierowej wersji.

Obieg dynamiczny

Trochę bardziej skomplikowany jest obieg dynamiczny firmowych dokumentów, ponieważ odbywa się on na bieżąco. Taki obieg umożliwia wymianę dokumentów przechowywanych w różnych placówkach lub przez różnych pracowników – odbywa się ona w formie elektronicznej, przez pocztę e-mail lub częściej przez wewnętrzną sieć intranetową. Obieg dokumentów tak jak i archiwizowanie również ma swoje zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem; pliki mogą być objęte hasłami lub dostęp do nich może być możliwy wyłącznie przez konkretnego pracownika z odpowiednimi uprawnieniami.

Kontrola nad danymi

W obu przypadkach ogromnie ważna jest kontrola nad przechowywanymi, wysyłanymi, odbieranymi i udostępnianymi danymi. Przedsiębiorca lub osoba odpowiedzialna za obieg dokumentów są zobowiązani do ustawienia odpowiednich stopni zabezpieczeń, w tym do stałej kontroli nad tym, jak te dane i dokumenty są wykorzystywane. W praktyce oznacza to, że każda czynność wykonana na takim dokumencie – modyfikacja, zmiana czy samo odczytanie go, jest odnotowywana w systemie. Kontroler może więc sprawdzić kto, kiedy a nawet skąd uzyskał dostęp do danego pliku i jakie czynności na nim wykonał.

Wartością merytoryczną podzieliła się z nami firma Primesoft z Poznania.

Dodaj komentarz

Wyrażam zgodę na publikację postu w formie komentarza zgodnie z obowiązującym Regulaminem.

powiadamiaj o odpowiedziach na komentarz.

dodaj mój adres do newslettera.

Więcej informacji na temat przysługujących Państwu praw zawarliśmy w Polityce Prywatności.